Czy istnieje jeden, uniwersalny przepis na udany event? Oczywiście, że nie! Warto jednak podążać za sprawdzonymi radami i wskazówkami, dzięki którym organizacja przedsięwzięcia stanie się znacznie łatwiejsza. Sprawdź więc 10 kroków, które przybliżą Cię do sukcesu i dowiedz się, jak osiągnąć go bez stresu, ciesząc się perfekcyjnie przygotowanym wydarzeniem.

Krok 1: Powołanie zgranego zespołu

Powołanie zespołu do pracy nad przedsięwzięciem to pierwszy krok, który przybliży Cię do ostatecznego sukcesu. Nie muszą być to jednak osoby, pracujące w danej firmie. Profesjonalna organizacja eventów w Krakowie wymaga bowiem często specjalistycznej pomocy, którą zapewniają agencje eventowe. Niezależnie od wybranej formy, stworzony zespół musi posiadać jasno sprecyzowane obowiązki, a także energię i zapał do działania.

Krok 2: Opracowanie celu przedsięwzięcia

Każdy event ma ściśle określony cel. Niekiedy będzie to promocja produktu, innym razem integracja pracowników. W każdym przypadku cel należy ściśle sprecyzować w dokumencie, w którym wyszczególnione zostaną również kryteria jego realizacji.

Krok 3: Wybór formy eventu

Znasz już cel eventu, pora więc wybrać jego formę. Ta z kolei może być różna, o czym przekonasz się po przejściu na stronę http://www.krakow.pl/kultura/9,glowna.html, gdzie prześledzisz różnego rodzaju przedsięwzięcia – począwszy od spektakli, przez spotkania z autorem, aż po wydarzenia o charakterze muzycznym. Forma eventu powinna być jednak w pełni dopasowana do grupy docelowej. Inne oczekiwania będą mieć bowiem młodsze osoby, nastawione na rozrywkę, inne z kolei nieco bardziej doświadczeni uczestnicy, dla których lepszą formą może okazać się prelekcja lub warsztaty.

Krok 4: Opracowanie planu wydarzenia

Wydarzenie z pewnością nie zakończy się sukcesem, jeśli zdominuje go chaos i brak planu działania. Ten należy stworzyć odpowiednio wcześniej, ujmując w nim:

• lokalizację wydarzenia,
• datę i godzinę rozpoczęcia eventu,
• szczegółowy przebieg,
• dodatkowe atrakcje.

Tak zaplanowane spotkanie pozwoli zapanować nad zamieszaniem, zapewniając płynny przebieg eventu i wpływając na jego profesjonalizm.

Krok 5: Wybór lokalizacji

Jak już zostało wspomniane, plan wydarzenia powinien zawierać jego lokalizację. Jej wyboru również nie warto pozostawiać przypadkowi. Dobra lokalizacja:

• gwarantuje możliwość dojazdu i pozostawienia samochodu w bezpiecznym miejscu,
• umożliwia dostęp do zaplecza w postaci toalet,
• pozwala na zgromadzenie w jednym miejscu odpowiedniej liczby osób.

Wymienione czynniki warto wziąć pod uwagę, by na miejscu nie okazało się, że uczestnicy nie zmieszczą się w wynajętej sali, a jej zaplecze pozostawia wiele do życzenia.

Krok 6: Ustalenie terminu eventu

Oprócz lokalizacji niezwykle istotne znaczenie ma również termin wydarzenia. Tutaj także warto dostosować się do kilku istotnych zasad. Tym samym imprezy plenerowe należy organizować w okresie letnim, by nagła zmiana pogody nie pokrzyżowała planów. Z kolei spotkania o charakterze integracyjnym powinny odbywać się w tygodniu, by nie narzucać pracownikom sposobu spędzania wolnego czasu.

Krok 7: Współpraca z podwykonawcami

To niezwykle istotne zagadnienie, do którego należy przyłożyć szczególną wagę. Wybierając podwykonawców, warto kierować się doświadczeniem i opiniami dotychczasowych klientów, stanowiących ważne źródło informacji o oferowanych usługach. I choć ich niska cena bywa kusząca, warto zainwestować w wysoką jakość usług, która będzie rzutować na wizerunek firmy wśród uczestników eventu.

Krok 8: Dopełnienie formalności

Organizacja eventu to nie tylko kwestie praktyczne. Warto bowiem zadbać również i o formalności, by wydarzenie przebiegło bez większych przeszkód. Mowa tutaj o:

• podpisaniu wszystkich umów,
• spisaniu ustaleń z podwykonawcami,
• stworzeniu regulaminu eventu.

Warto również zorientować się, czy organizacja wydarzenia nie wymaga dodatkowych opłat. Mogą być one związane np. z koniecznością opłacenia ZAiKS-u, która pojawia się wówczas, gdy w trakcie eventu odtwarzana jest muzyka.

Krok 9: Organizacja zaplecza gastronomicznego

Catering warto zapewnić uczestnikom nawet w trakcie krótkiego eventu. Może on przyjmować formę obiadu, bufetu czy poczęstunku w postaci kawy i ciastek. W tym kontekście należy pamiętać o osobach, przestrzegających konkretnych diet. Z ich preferencjami kulinarnymi i ewentualnymi ograniczeniami należy zapoznać się, przeprowadzając wywiad lub ankietę na etapie planowania wydarzenia.

Krok 10: Odprawa przed eventem

Spotkanie zespołu organizacyjnego przed startem eventu to doskonały moment na ostatnie wskazówki i podział zadań, które będą wykonywane w trakcie jego trwania. Brak niedomówień w tym zakresie to ważny krok, minimalizujący ryzyko chaosu i budujący sukces całego przedsięwzięcia.