Biznes

Konferencja idealna, czyli jaka? Poznaj najważniejsze wskazówki!

Klamka zapadła, podjąłeś decyzję o organizacji konferencji! Masz już jakieś mgliste wyobrażenia o tym, jak powinna wyglądać. W Twojej wizji licznie przybyli uczestnicy w doborowych nastrojach z zainteresowaniem śledzą poszczególne punkty programu. W kuluarach toczą się ciekawe dyskusje, a świetnie zorganizowany catering sprzyja zacieśnianiu zawodowych kontaktów. Ty, organizator całego przedsięwzięcia, zbierasz laury i zdobywasz sobie szacunek i sympatię gości wydarzenia. Tylko… jak to wszystko ogarnąć? Przeczytaj nasze wskazówki o tym, jak zorganizować konferencję!

Od czego zacząć organizację konferencji?

Na początek określ, jaki charakter będzie miało wydarzenie. Inaczej planuje się konferencję naukową, inaczej zaś spotkanie firmowe. Jak wyobrażasz sobie atmosferę panującą podczas Twojego eventu: czy wśród przybyłych będzie oficjalnie ubrana kadra zarządzająca firmy, czy może współpracownicy dzielący się sobą doświadczeniem, ale na luzie. Bardzo ważnym czynnikiem jest to, czy całość organizacji bierzesz na barki swoje i współpracowników, czy też powierzysz to zadanie profesjonalistom, jak np. sala konferencyjna w Świdniku na Alei Lotników Polskich 11, w której profesjonaliści zadbają o najdrobniejszy szczegół wydarzenia. Warto zabrać się za planowanie z możliwie dużym zapasem czasu, optymalnie, jeśli będzie to co najmniej pół roku.

Sala konferencyjna Świdnik

Jak przygotować plan działania?

Uwzględnij wszystkie elementy konferencji. Zacznij od ogólnych ram czasowych, a następnie wypełnij je szczegółami tak, aby zapewnić możliwie naturalne przejścia między poszczególnymi elementami. Zaplanowanie pozornie błahych elementów zawczasu pozwoli Ci przewidzieć ewentualne problemy. Pamiętaj, że na odbiór konferencji wpływ ma nie tylko to, co dzieje się w sali konferencyjnej, ale też to, co poza nią. Czy planujesz zaproponować gościom miejsce zakwaterowania? Jaki catering będzie najbardziej pasował do charakteru eventu? Jakie atrakcje przygotujesz dla gości?

Jak wybrać termin konferencji?

Jeśli Twoje wydarzenia ma odbić się w branży szerokim echem, musi być dostosowane do naturalnego kalendarza, według którego funkcjonuje ta sfera. Na przykład jeśli zajmujesz się organizacją ślubów, musisz zaplanować wydarzenie 3-4 miesiące przed rozpoczęciem wiosennego sezonu. Dobrze, by osoby potencjalnie zainteresowane konferencją dowiedziały się o niej 6-12 miesięcy wcześniej. Organizując nawet atrakcyjne wydarzenie na ostatnią chwilę, musisz liczyć się z niską frekwencją: nikt nie lubi zmieniać planów w ostatnim momencie. Czas trwanie konferencji warto dostosować do spodziewanej liczby gości: jeśli ma się zjawić 300 osób, możesz potrzebować dwóch dni na przeprowadzenie wszystkich elementów programu.

Co uwzględnić w budżecie konferencji?

Wiesz już, z jakich elementów będzie się składało Twoje wydarzenie, czas zaplanować wydatki. Jeśli Twój budżet zdaje zbyt mały, możesz poszukać sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy. Warto skontaktować się z obiektem, w którym ma się odbyć Twój event, np. https://www.favilla-swidnik.pl i zorientować się, czy możesz liczyć np. na zniwelowanie opłaty za salę konferencyjną przy zarezerwowaniu określonej liczby noclegów. Zamiast szukać oszczędności możesz również zwiększyć swój budżet poprzez współpracę ze sponsorami czy zaplanowanie płatnego wstępu na konferencję.

Jak wybrać prelegentów?

Wystąpienia prelegentów mogą być bardzo atrakcyjnym elementem konferencji. Jednak jeśli liczysz na przyciągnięcie znacznej liczby gości, pamiętaj, że najbardziej cenieni specjaliści mogą w tym samym czasie otrzymać wiele propozycji. Warto wysłać do nich zaproszenie odpowiednio wcześniej, a także sformułować je w czytelny i profesjonalny sposób. Pozwól im wcześniej zaznajomić się z planem wydarzenia i rozwiej ewentualne wątpliwości.

Jak zaplanować catering?

Tajemnicą poliszynela jest, że tak jak często po weselu świetnie wspominamy pyszny obiad, tak konferencje bywają zapamiętane przez wyjątkowo smakowity catering. Dopasuj opcje wyżywienia nie tylko do charakteru wydarzenia, ale też do nastroju panującego w wybranym przez Ciebie miejscu.

Jak wypromować konferencję?

Marketing jest bardzo ważną częścią organizacji wydarzeń. Nie zlekceważ tego punktu i postaraj się, aby informacja do wydarzeniu dotarła do jak najszerszego grona osób, które mogą być zainteresowane Twoim eventem. Pamiętaj, że nawet osoby, które z jakichś przyczyn nie dotrą, mogą w przyszłości zainteresować się Twoimi przedsięwzięciami, jeśli relacja ze świetnie zaplanowanej konferencji znajdzie się w mediach.

Jak wybrać najlepsze miejsce na organizację konferencji?

Miejsce organizacji może być dodatkowym atutem Twojej konferencji. Jeśli jest to możliwe, wybierz salę, które zapewni gościom komfort, ale równocześnie jest położona w ciekawym miejscu, jak sala konferencyjna w Świdniku. Zadbaj również o wskazówki dojazdu, tak aby każdy mógł bez przeszkód dotrzeć na miejsce na czas.